Wir müssen noch die Projektmeetings neu planen bzw. das Format besprechen.
Bisherige Projektmeetings
Seit Einführung der Projekte haben wir versucht, pro Projekt ein Projektmeeting als Kombination aus Review und Planning zu machen. Dabei sollte ausgetauscht werden, was in den vergangenen zwei Wochen passiert ist und was in den nächsten zwei Wochen ansteht. Dieses Vorgehen hat sich als nicht sehr effektiv erwiesen.
Ziele der Projektmeetings
Die Projektmeetings sollen die folgenden Ziele erfüllen:
Klärung schwieriger Fragen zu anstehenden Aufgaben
Motivation zur Teilnahme an Sessions/Aufgaben
Vorschläge
Projektmeetings wie bisher
Wir stimmen pro Projekt einen Termin ab, zu dem im festen Rhythmus (z.B. alle zwei Wochen) die Projektmitglieder zusammenkommen.
Reinkarnation des Online-Treffens
Eine andere Option wäre ein generelles Online-Treffen aller aktiven Projektmitglieder.
Dieses könnte statt nach einem festen Rhythmus zu festen Tagen im Monat stattfinden, z.B. am 5. und am 20. So würden die Wochentage wechseln und die Chance, dass jeder mal teilnehmen kann, wäre größer – ein globales Treffen an einem festen Wochentag werden wir vermutlich nicht hinbekommen.
Ablauf
Der Ablauf sollte dann entsprechend produktiv sein, z.B.:
Eine andere Option wäre ein generelles Online-Treffen aller aktiven
Projektmitglieder.
Dieses könnte statt nach einem festen Rhythmus zu festen Tagen im
Monat stattfinden
Das sollten wir mal ausprobieren. Haben die AGs eigentlich auch
regelmäßige Treffen? Falls nein, ist diese Form ja eine gute Anpassung
an die neue Struktur.
60 Minuten: Breakout-Sessions für Projektbesprechungen / Projektarbeit
Die Frage ist, gibt es da wirklich so viel an allgemeiner Projektarbeit zu tun, die man in der Zeit machen könnte? Weil ich glaube nicht, dass in dem Zeitraum Session funktionieren.
Ich finde die Idee (Treffen an bestimmten Tagen im Monat) ebenfalls gut, wichtig wäre mir nur, dass möglichst zeitnah nach jedem Meeting ein Protokoll hochgeladen wird.
Ich finde die Idee der allgemeinen Treffen gut, vor allem, weil sie die Anzahl der fest geblockten Termine derjenigen reduziert, die in mehr als einem Projekt aktiv sind. Andererseits könte es dann in dem mittleren Block auch zu Überschneidungen kommen, aber das Problem haben wir bei Campdays ja bedingt auch und es lässt sich meist lösen.
Wichtig wäre mir dabei, dass die Zeitvorgabe auf jeden Fall eingehalten wird und alle pünktlich sind, sodass wenig Leerlauf- bzw. Wartezeit entsteht.
Zu den festen Daten fiele mir noch der Vorschlag ein, dass das Treffen, wenn das Datum auf ein Wochenende fällt, z.B. automatisch auf den folgenden Montag geschoben wird. Wochenenden sind ja oft ein wenig schwierig, wenn man um einen fixen 1,5-Stunden-Termin drumherumplanen muss.
Na ja - ich verstehe, was du meinst, aber ich halte die 60 Minuten für einen sinnvollen Zeitvorschlag, den man bei Mangel an Themen ja durchaus im Einzelfall verkürzen könnte.
Sessionarbeit könnte ich mir da auch vorstellen, weil viel “Vorgeplänkel” auch in den einführenden 15 Minuten geklärt wird und man dann recht schnell produktiv starten kann.
Ich bin nicht sicher, ob diese Ausnahmeregelung sinnvoll ist. Wenn wir Terminabstimmungen machen, kommen doch oft Wochenendtermine raus. Was man machen könnte, wäre, eine andere Uhrzeit zu wählen, wenn der Termin auf ein Wochenende fällt.
Ich bin auch für die neue Art von Online-Treffen. Da es auf jeden Fall passieren wird, dass einige zu bestimmten Terminen nicht erscheinen können, sollte nach wie vor bei Abwesenheit vorher aus dem eigenen Bereich berichtet werden.
Ich finde die Idee gut, ich habe eigentlich nichts einzuwenden gegen die “neuen” Meetings. Ich fände ich es cool wenn es am Ende eine kurze Zusammenfassung gibt, dass man sich auf den aktuellen Stand bringen kann wenn man nicht da war.
Ich finde den Vorschlag mit dem Online-Meeting zu einem bestimmten Datum gut, würde aber schauen, dass die beiden Termine 16 od. 17 Tage auseinander liegen, also dass die beiden Termine innerhalb eines Monats nicht an Wochentagen stattfinden, die aufeinander folgen.
Ich finde die zweite Idee gut und sinnvoll weil dann alle mal teilnehmen können.
Auch den Ablauf sowie die Idee von Mats finde ich gut, am besten auch in Textform, sodass man jederzeit das nachvollziehen kann, was erarbeitet wurde.
Ich bin mir nicht ganz sicher, welche Form von Rhythmus sich am besten eignet, da mir die Erfahrung mit den bisherigen Meetingformen fehlt. Da viele Mitglieder sich jedoch in mehreren Projekten engagieren und somit irgendwann eine größere Menge an verschiedenen Meetings zusammenkommt (allgemeine Projektmeetings, Bastelsessions, kleinere Austauschmeetings, Campdays/Sprints), finde ich die Idee gut, die allgemeine Projektbesprechung im Rahmen eines Meetings für alle zu erledigen.
Mein ganz persönlicher Grund ist der, dass ich z.B. sowohl Montags als auch Dienstags keine Zeit für ein Treffen hätte.
Ein zweiter Grund hat auch mit der Anmerkung von Niklas zu tun. Etwas bedenklicher als mein Montag-Dienstag-Problem sehe ich die Situation, dass beide Termine auf ein Wochenende fallen. Da steigt dann aus meiner Sicht die Wahrscheinlichkeit, dass einige an beiden Terminen nicht können. Bei meiner Verteilung kann man diesen Fall ausschließen.
Ich denke, dass dadurch die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass jemand an 2 oder 3 aufeinander folgenden Meetings nicht teilnehmen kann. Ich persönlich würde halt schon gern versuchen, dass ich jedes zweite mal dabei bin und nur in Außnahmefällen zwei aufeinander folgende Meetings verpasse.
Ein Meeting aller Projektmitglieder finde ich gut. Das bietet eine Chance, einfach mitzubekommen, was bei den anderen so passiert und wo man sich ggf. abstimmen sollte.