Organisation eines Hack'n'Sun-Camps

Projekt Hack'n'Fun
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Dieser Artikel erklärt, wie wir eine Hack’n’Sun-Freizeit organisieren.

Die Hack’n’Sun sind eine jährlich stattfindende Veranstaltung, bei der wir verschiedenste Workshops für Externe abhalten und darum dann ein Rahmenprogramm gestalten. Diese findet in den Sommerferien auf dem Jugendzeltplatz statt und geht meist etwa 6-8 Tage, je 3-4 Tage pro Gruppe. Das Team reist 2 Tage vorher an.

Warum zwei Gruppen?

Anstatt einer große Veranstaltung mit 100 Teilnehmenden, teilen wir die Teilnehmer in zwei Gruppen zu etwa 45-50 Personen auf. Das ist für die Teammitglieder und Teilnehmer wesentlich angenehmer und familiärer als wenn es eine sehr große Gruppe gibt. Außerdem ist es für uns auch einfach logistisch einfacher.

Planung der Hack’n’Sun

Bevor es mit dem Event überhaupt losgehen kann, müssen einige Dinge geplant werden. Hier wird gezeigt, wann die einzelnen Schritte ungefähr passieren sollten. Falls sinnvoll, kann das natürlich vorgezogen werden.

Veranstaltung veröffentlichen und Ameldung freischalten

Die Anmeldung muss folgende Punkte umfassen:

  • Einladenden Text mit Bildern
    • Was sind die Hack’n’Sun?
    • Was erwartet die Teilnehmenden?
  • Zeitpunkt der Veranstaltung
  • Ort der Veranstaltung
  • Kosten

Festlegung der Workshops

Die Workshops entstehen aus den Ergebnissen der Bastelsessions. Die didaktische Leitung stellt die momentanen und ‘schon gelaufenen’ Bastelprojekte zusammen. Sie gibt eine Einschätzung ab, welche der Bastelsessions sich eher für einen Workshop eignen und stellt die Herausforderungen und Chancen dar. Dann wird eine Umfrage erstellt.

Nachdem die Workshops festgelegt wurden, erarbeitet die didaktische Leitung gemeinsam mit den Tutoren, wie die Workshops vorbereitet werden müssen. Besonders sollte darauf geachtet werden, welche Hilfestellungen Teilnehmer brauchen könnten (bspw. Vorlagen oder Beispiele).

Vorbereitung der Workshops

  • Alles mit den Tutoren der anderen Gruppe (+ ggf. didaktischer Leitung) durchgehen
  • Sinnvolles Feedback geben und einweben
  • Dafür sorgen, dass alle Tutoren wissen, was sie zu tun haben
  • Räume/Flächen vorbereiten
  • Bei Problemen Lösung finden
  • Regeln für die Workshopvorbereitung beachten
  • Alles soweit fertigmachen, dass es vortragbar ist

Material

  • Frühzeitig einreichen, was man an Infra braucht & Material bestellen was bestellt werden muss (auf Qualität achten)

Planung Rahmenprogramm

Das Rahmenprogramm umfasst alles, was neben den Workshops während der Hack’n’Sun stattfindet. Beim Rahmenprogramm sollte man sich auf Angebote im und um den Jugendzeltplatz herum beschränken. Beispiele für das Rahmenpramm:

  • Geocaching
  • Performous
  • Quiz-Show

Materialbedarf zusammenstellen

Falls während der Bastelworkshops Material verwendet wurde, muss dies den Teilnehmern natürlich auch zur Verfügung stehen. Daher sollte eine Liste der Bestellungen von der Bastelsession vorliegen. Die Materialen müssen dann in entsprechenden Mengen nachbestellt werden. Aber nachdem das Material angekommen ist, sollte es so vorbereitet werden, dass die Teilnehmer es einfach benutzbar ist.

Infrastruktur

  • Alles sauber dokumentieren
  • Systeme, die gebraucht werden, klarmachen
  • Hardware bereitstellen, die angefragt wurde

Vorbereitungstage

Das Team reist immer ein paar Tage vor der eigentlichen Veranstaltung an. Diese Vorbereitungstage sind nur für das gedacht, was tatsächlich vor Ort getan werden muss und um eventuelle Probleme und Fehler in der Planung aufzufangen und zu beheben. Sie sollten nicht dafür genutzt werden, um die Vorbereitung selbst zu machen, das ist dann zu spät!

  • Allgemeines
    • Den Zeltplatz für die Anreise vorbereiten
      • z.B. Volleyballnetz
      • Zeltplan vorbereiten
    • Rollen für die Veranstaltung + Anreise verteilen (Am letzten Tag)
    • Abendprogramm vor Ort umsetzen (falls notwendig)
    • Materialraum vorbereiten
      • ALLES hat einen festen Platz
      • Workshopmaterial ist getrennt von Spielgeräten
  • Infrastruktur
    • Alle System final testen, Hardware fertigstellen
    • WLAN & LAN aufbauen
    • Infoscreens aufstellen
    • Cloud zur Ergebnissicherung der ersten Gruppe vorbereiten

Während der Hack’n’Sun

Nach all der Planung beginnt nun die Hack’n’Sun selbst! Auch da hat das Team viel zu tun, das wird hier erklärt und organisiert.

  • Bei der Anreise

    • Personen verantwortlich für
      • Tor
      • Anmeldung
      • Zeltaufbauen/ Zeltplan und
      • Begrüßung

  • Während der Veranstaltung

    • Teilnehmer motivieren
    • Workshops halten
    • Spiele ausleihen (Checkpointsystem nutzen)
    • Helfen, wo Hilfe gebraucht wird

  • Am Ende jeder Gruppe

    • Abschlusspräsentation mit Eltern
    • Vorher Ergebnisse sauber abspreichern
    • Das Gespeicherte testen!

  • Transition zwischen Gruppe I und II

    • Sammeln, was lief und was nicht
    • Feedback einbauen
    • Meist noch Teamaktivität

  • Am Ende der Gruppe II

    • Aufräumen
      • Material nach Zielort sortieren
        • Eveninfra
        • Makerspace
        • etc.
      • Dafür sorgen, dass das Material wieder zurück kommt
        • Zeltplatz sauber verlassen (vor Abschlusspräsentation mit Teilnehmern)

Checkliste

  • 6 Monate vorher
    Anmeldung veröffentlichen
  • 3 Monate vorher
    Workshops festlegen
    Beginn Vorbereitung Rahmenprogramm
  • 1 Monat vorher
    Workshop-Testlauf
  • Bei den Vorbereitungstagen
    Alle Workshops final durchgehen
    Pavillons aufbauen
    Verkabelung aufbauen
    • im Außenbereich wassergeschüzt