Wir, das Kaffee-Orga-Team der „EMA-Kaffee-Genossenschaft“ wollen den Bargeld-Verkehr mit unseren „Kunden“ (100-köpfiges Lehrer-Kollegium) ablösen und suchen passende Software.
Zwar bietet PayPal schnell & einfach (für 1% Umsatz-Beteiligung) an, was wir brauchen, aber eine datensichere Lösung in Open Source wäre schön.
Aktuelle Situation:
Wir, das Kaffee-Team (die „Mitarbeiter“), liefern dem „Kunden“ (Kollege/Kollegin) nach Vorkasse des Kaufpreises (20 Euro bzw. 50 Euro) die „Ware/Dienstleistung“ (einen mit 20 Euro bzw. 50 Euro „aufgeladenen Stick“, der in unseren Kaffee-Automaten passt und ihn leckere Kaffee-Produkte ausspucken lässt).
Bisher läuft alles bar, aber wir verlieren die Übersicht und sind außerdem nicht rechenschaftsfähig, was sich zu einem ernsthaften Problem entwickeln kann. Stattdessen wollen wir bei einer geeigneten (ethischen!) Bank ein Konto eröffnen und künftig Geld von unseren Kunden per SEPA-Mandat einziehen, nachdem sie online (über die neue Software) bestellt haben.
Zugriff auf das reale Bankkonto (Kenntnis der PIN, Recht auf Überweisungen, SEPA-Einzug) hat nur 1 Person - der Hauptverantwortliche des Kaffee-Teams - nicht aber das ganze Team, das aus einem stark fluktuierenden halben Dutzend engagierter Kolleginnen & Kollegen besteht.
Anforderungen/Workflow einer Software-Lösung:
- Kunde ruft im Browser die Webseite der Kaffee-Genossenschaft auf und registriert sich (als „Kunde“)
- Kunde gibt Kontodaten an und erteilt SEPA-Lastschrift-Mandat
alternativ: Kunde setzt Häkchen: „habe schriftlich SEPA-Mandat für mein Konto erteilt“. - Kunde loggt sich ein
- Kunde legt Ware („Kaffee-Stick“) in den Warenkorb.
- Kunde bestellt
==> Software legt Datensatz in Tabelle an mit u.a. folgenden Attributen
Bestelll-Datum / Kunde / Bestellung / geliefert / Liefer -Datum / Lieferant / bezahlt / Bemerkung
-
Über den Browser loggt sich registrierter Mitarbeiter auf dem internen Bereich der der Genossenschaft-Webseite ein.
-
Mitabeiter A sieht „neue Bestellung“ durch Kunde X
-
Mitabeiter A vermerkt „Ware geliefert“
-
Mitabeiter A liefert (bei Gelegenheit im Lehrerzimmer) an Kunden X die gewünschte Ware (wir gehen von der Ehrlichkeit des Kunden aus, dass er sich nicht mehrfach von verschiedenen Team-Mitgliedern beliefern lässt).
-
Chef-Mitarbeiter zieht Geldbeträge per SEPA-Lastschrift ein
-
Chef-Mitarbeiter vermerkt SEPA-Einzüge in der Software („Ware bezahlt“)
Darüber hinaus soll die Software „Report-Funktionen“ bieten:
- Umsatz (z.B. monatsweise oder nach gefordertem Zeitraum)
- offene Bestellungen
- nóch nicht bezahlte Lieferungen, …
) Und: Wie kann Software gedeihen, wenn Anwender sie nicht schließlich ausprobieren und Erfahrungen rückmelden? (Ein Pflichtenheft-Schreiber kann nicht alles im Voraus denken.)