Okay, das stimmt natürlich. Aber wie haben wir das denn die letzten 2 Jahre gemacht?
Gar nicht. Es gab bisher kein aktives Projektmitglied, das nicht auch Vereinsmitglied war.
Das Hauptargument für eine Vereinsmitgliedschaft sehe ich vor allem darin dass man als festes Projektmitglied auch ein Interesse haben sollte an den Prozessen im Verein teilzunehmen (Vorstandswahlen, Änderungen der Vereinssatzung etc.). Das ist aber ein Stückweit eine Idealvorstellung.
In der Realität sind aber so Punkte wie Versicherungen ein sehr wichtiges Argument. Allein, wen man an so Dinge denkt, wie z.B. das Kameraequipment bei den Hack’n’Sun. Da sollte Projektmitglieder durch die Ausübung ihrer Tätigkeit keine finanziellen Nachteile entstehen, wenn mal etwas schief geht, solange nicht grob fahrlässig gehandelt wird. Bei Personenschäden ist das dann nochmal eine ganz andere Hausnummer.
Leitungsgremien und Vorstand
Um die Neustrukturierung zu finalisieren, soll der Vorstand nun umgestaltet werden. An den Grundlagen ändert sich nicht viel, obwohl das hier nun erstmal so aussehen mag. Wenn ihr euch das aber genau vor Augen führt, werdet ihr feststellen, dass sich eigentlich nur eins ändert, nämlich das, was auch das Hauptziel der Umgestaltung ist:
Die Vorstandsarbeit bekommt durch die Beteiligung der Leitungsgremien mehr Inhalt und wird fachbezogener.
Was heißt das nun im Einzelnen?
Organigramm
Die Zielvorstellung ist dieses neue Organigramm. (Hinweis: Der gestrichelte Pfeil geht hinter dem Kasten lang, er zeigt von “Vereinsmitglieder” auf “Vorstand”)
Wie ihr seht, sind die Leitungsgremien in den Vorstand gewandert. Was bedeutet das nun im Einzelnen?
Zusammensetzung des Vorstands
Der Vorstand besteht aus verschiedenen Anzahlen der folgenden Personen:
- Gewählte geschäftsführende Vorstandsmitglieder. Diese werden wie gehabt von der Mitgliederversammlung gewählt.
- Bestellte Mitglieder der Leitungsgremien. Die gewählten geschäftsführenden Vorstandsmitglieder schlagen Personen für die Leitungsgremien vor. Diese werden dann von der Mitgliederversammlung bestellt.
- Gewählte beratende Vorstandsmitglieder (“Beisitzer*innen”). Diese werden wie gehabt von der Mitgliederversammlung gewählt.
Der Vorstand wird damit etwas größer und hat insgesamt die Aufgabe, das gesamte Vereinsgeschehen projektübergreifend zu steuern. Deshalb gehören die vier Leitungsgremien nun auch zum Vorstand dazu.
Der Vorstand soll immer aus drei, fünf oder sieben Mitgliedern bestehen. Dabei bleibt vieles wie gehabt: Idealerweise wollen wir nun sieben Vorstandsmitglieder haben – zwei GF, vier Vertreter*innen der Leitungsgremien und zwei beratende Mitglieder. Wenn nicht ausreichend Personen zur Wahl stehen, sind wir auch mit fünf Personen zufrieden und müssen nicht handeln. Wenn es nur drei Mitglieder sind, ist das auch erst einmal in Ordnung, aber die Mitgliederversammlung muss regelmäßig einberufen werden und versuchen, den Zustand zu korrigieren – so, wie es unsere Satzung schon länger vorsieht.
Die Leitungsgremien können auch jeweils aus mehreren Mitgliedern bestehen – in der Vorstandssitzung hat jedoch jedes Leitungsgremium genau eine Stimme.
Beschlussfähigkeit des Vorstands
Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn drei (bei Minimalbesetzung) oder fünf Mitglieder anwesend sind oder, besser gesagt, Stimmen verfügbar sind.
Letzteres bedeutet: Es kann ja in der Realität passieren, dass eine Person sowohl zu einem Leitungsgremium gehört als auch Geschäftsführer ist. Idealerweise passiert das nicht, aber das werden wir nicht schaffen. Die Person hat dann trotzdem nur eine Stimme.
Es ist Aufgabe der Mitgliederversammlung, dafür zu sorgen, im Zweifelsfall für ausreichend Stimmen zu sorgen – durch Wahl von mehr Geschäftsführern, durch Bestellung von mehr Leiter*innen oder durch Wahl von mehr beratenden Mitgliedern.
Ist das nicht sehr kompliziert?
Ja, das Ganze klingt etwas kompliziert, aber das waren alle unsere Wahlsysteme anfangs. Das System wird sich mit der Zeit einspielen und unterscheidet sich wie gesagt insgesamt vom Vorgehen her gar nicht so immens vom bisherigen.
Viel wichtiger ist, dass wir so einen Sinn für den Vorstand schaffen: Dadurch, dass es nun fachlich klar beschriebene Verantwortlichkeiten gibt, kann der Vorstand inhaltlich gut handeln, statt einfach nur demokratische Entscheidungen zu treffen, damit es demokratisch aussieht 
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Amtszeiten
Eine weitere Änderung: Wir wollen feste Amtszeiten abschaffen. Das bedeutet, dass Geschäftsführer*innen nicht mehr für zwei Jahre fest gewählt werden, sondern einfach gewählt werden.
Natürlich darf daraus nicht entstehen, dass jemand einfach auf ewig Geschäftsführer bleibt: Deshalb wird stattdessen in die Satzung geschrieben, dass die Mitgliederversammlung mindestens alle 2 Jahre Wahlen abhalten muss. Ihr merkt es schon: Am Ende ist das praktisch dasselbe, mit dem Unterschied, dass die MGV jetzt auch öfter wählen darf, wenn sie will.
Bei den Leitungsgremien sieht es etwas anders aus: Die Mitglieder werden ja bestellt und nicht direkt gewählt. Hier wird zum Schutz eingeführt, dass die MGV die Mitglieder der Leitungsgremien mindestens einmal im Jahr bestätigen muss, d.h. praktisch: Es werden alle aktuellen Mitglieder der Leitungsgremien als Vorschläge aufgelistet und einmal fürs Protokoll neu bestellt (oder eben nicht, falls jemand ein Veto bekommt).
Namensänderung
Zu guter Letzt wollen wir den Vorstand umbenennen in “Leitungskonferenz”. Das ändert nichts an den satzungsmäßigen Aufgaben oder an der Rechtslage. Wir wollen aber deutlich machen, dass unser Vorstand kein klassischer Vorstand ist, sondern ein von uns selber erarbeites Organ. So soll verhindert werden, dass Leute, die klassische Vereinsstrukturen aus anderen Vereinen kennen, aus den Bezeichnungen ein bestimmtes Vorgehen ableiten, statt zu lesen, wie es wirklich abläuft.
Arbeitsmodus der Leitungskonferenz
Da wir uns nun über die Strukturierung der Leitungsgremien und des Vorstands einig sind, muss noch überlegt werden, wie die Leitungskonferenz arbeiten soll. Die bisherige Arbeit war:
- Leitungskonferenz alle zwei Wochen online
- Vorstandssitzung nach Bedarf
- Meetings der pädagogischen Leitung nach Bedarf
Das heißt, es gab bisher ein verpflichtendes, regelmäßiges Meeting sowie mehrere unregelmäßige. Ich würde das gerne ausdünnen, aber trotzdem ein regelmäßiges Meeting beibehalten.
Vorschlag
Zunächst reviewen wir die Ziele des Vereins Teckids e.V. und seiner Projekte. Ich gehe aber davon aus, dass sich da keine Änderungen ergeben werden. Dann überlegen wir uns, welche konkreten Punkte die einzelnen Leitungsgremien im Blick behalten müssen, damit die Ziele erreicht werden. Zur Erinnerung: Die Leitungsgremien sollen vor allem korrigierend und begleitend arbeiten, nicht federführend.
Die Leitungsgremien arbeiten autonom und asynchron per Forum und Chat. Alle zwei oder vier Wochen findet dann die Sitzung der Leitungskonferenz statt. Ich würde sie tatsächlich alle vier Wochen ansetzen und dafür etwas länger machen.
Ablauf der Sitzung der Leitungskonferenz
Die Sitzung wird für 90 Minuten angesetzt und soll folgenden Ablauf haben:
- Kurzer Austausch über die Situation bzgl Zielen, Problemen, usw. (ca. 15 Minuten)
- Breakout-Arbeitsphase der Leitungsgremien gezielt im Bezug auf die aktuelle Situation (ca. 30 Minuten)
- Austausch der Ergebnisse, Follow-Up-Aufgaben, usw. (ca. 15 Minuten)
- Vorstandssitzung im Sinne der Satzung für formelle Beschlüsse (ca. 30 Minuten) oder weitere Arbeitsphase
Fragen
- Was haltet ihr von dem Vorschlag insgesamt?
- Feedback/Fragen zum Ablauf der Sitzung?
AG Redaktion?
Eine wichtige, zentrale Aufgabe haben wir noch übersehen: Die Redaktion von Foren, Chaträumen, usw. Dazu eingangs erstmal zwei Fragen:
- Ist die inhaltliche Redaktion von Discourse-Posts und Chats dasselbe wie die Sessionredaktion?
- Sollte die Redaktion für unsere Diskussionspalttformen eins sein mit der Öffentlichkeitsarbeit, also der Redaktion unserer Publikationen z.B. auf den Websites?
Ich sehe das so:
- Die Sessionredaktion ist etwas anderes, sie ist vor allem didaktisch und gehört ja auch zum Projekt Hack’n’Fun
- Die Öffentlichkeitsarbeit ist etwas schwieriger. Grundsätzlich ist es erstmal schon egal, mit wem kommuniziert wird, ob mit der breiten Öffentlichkeit oder mit Projektmitgliedern. Aber Artikel und Fotos zu publizieren ist schon etwas anderes, als unsere Doku im Discourse zu redigieren. Aber es zusammenzulegen würde die personelle Besetzung vielleicht einfacher machen.
In jedem Fall sollten wir eine AG Redaktion einführen, die sich um Foren, Chats usw. kümmert. Für mich ist die wichtigste offene Frage: Soll die AG Öffentlichkeitsarbeit darin aufgehen, oder nicht?
Wie sehen andere das?
Beides sollte schon zusammengehören irgendwie, es gibt ziemlich viele Posts die direkt mit Sessions in Verbindung stehen.
- Sollte die Redaktion für unsere Diskussionspalttformen eins sein mit der Öffentlichkeitsarbeit, also der Redaktion unserer Publikationen z.B. auf den Websites?
Beide sollten zusammenarbeiten, vorallem wenn wir Sessionberichte veröffentlichen wollen. Allerdings tun sie doch fundamental verschiedene Dinge, die einen bewerben unsere Projekte und berichten der Öffentlichkeit. Die anderen wiederum kümmern sich um unsere interne Kommunikation.
Die Idee, die Leitungskonferenzen zeitlich weiter auseinander zu legen halte ich für sinnvoll, sonnst rattern wir da ja wirklich nur alle 2 Wochen dasselbe runter. Ich habe auch kein Problem damit, da Arbeitsphasen einzubauen und das Meeting dafür zu verlängern. Bei den Arbeitsphasen kann es natürlich passieren, dass sich Leute die in 2+ Gremien sind, sich für eines entscheiden müssen
Ich bin zu dem Entschluss gekommen, dass:
- Die Sessionredaktion von Hack’n’Fun Aufgabe der didaktischen Leitung ist
- Die Redaktion unserer Kommunikationsplattformen Aufgabe einer AG Redaktion
- Die Öffentlichkeitsarbeit Aufgabe der separaten AG Öffentlichkeitsarbeit
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Ich finde den Vorschlag so gut. Lieber eine längere Sitzung alle 4 Wochen in der dann auch aktiv an Themen gearbeitet wird, als alle 2 Wochen und dann nur der Status besprochen wird.
Das stimmt, dann muss sich betreffende Person entsprechend entscheiden. Aber ich denke, dass es im Jahr Phasen geben wird, an dem in dem einen Gremium mehr zu tun ist als in anderen und man da dann priorisieren kann.
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Während der Teckids-Campdays September 2022 im Linuxhotel (Essen) wurden die neuen Arbeitsgruppen und Leitungsgremien bestückt und die neue Struktur ausführlich diskutiert und erklärt.
Damit ist das Projekt “Neustrukturierung 2022” erfolgreich abgeschlossen. Ich danke allen, die sich beteiligt haben, insbesondere @robert und @mwinter!
Projektmeetings
Wir müssen noch die Projektmeetings neu planen bzw. das Format besprechen.
Bisherige Projektmeetings
Seit Einführung der Projekte haben wir versucht, pro Projekt ein Projektmeeting als Kombination aus Review und Planning zu machen. Dabei sollte ausgetauscht werden, was in den vergangenen zwei Wochen passiert ist und was in den nächsten zwei Wochen ansteht. Dieses Vorgehen hat sich als nicht sehr effektiv erwiesen.
Ziele der Projektmeetings
Die Projektmeetings sollen die folgenden Ziele erfüllen:
- Begegnung möglichst vieler Projektmitglieder
- Besprechung/Weitergabe projektübergreifender Informationen
- Klärung schwieriger Fragen zu anstehenden Aufgaben
- Motivation zur Teilnahme an Sessions/Aufgaben
Vorschläge
Projektmeetings wie bisher
Wir stimmen pro Projekt einen Termin ab, zu dem im festen Rhythmus (z.B. alle zwei Wochen) die Projektmitglieder zusammenkommen.
Reinkarnation des Online-Treffens
Eine andere Option wäre ein generelles Online-Treffen aller aktiven Projektmitglieder.
Dieses könnte statt nach einem festen Rhythmus zu festen Tagen im Monat stattfinden, z.B. am 5. und am 20. So würden die Wochentage wechseln und die Chance, dass jeder mal teilnehmen kann, wäre größer – ein globales Treffen an einem festen Wochentag werden wir vermutlich nicht hinbekommen.
Ablauf
Der Ablauf sollte dann entsprechend produktiv sein, z.B.:
- 15 Minuten: Allgemeine Vereinsthemen / Ankündigungen / usw.
- 60 Minuten: Breakout-Sessions für Projektbesprechungen / Projektarbeit
- 15 Minuten: Ergebnisse / Hilfegesuche / usw.
Im Anschluss könnte man einen offenen Ausklang mit Online-Spiel oder ähnlichem machen.
Feedback
Bitte Meinungen und Feedback!
Eine andere Option wäre ein generelles Online-Treffen aller aktiven
Projektmitglieder.Dieses könnte statt nach einem festen Rhythmus zu festen Tagen im
Monat stattfinden
Das sollten wir mal ausprobieren. Haben die AGs eigentlich auch
regelmäßige Treffen? Falls nein, ist diese Form ja eine gute Anpassung
an die neue Struktur.
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Die Idee generell finde ich gut und sinnvoll.
60 Minuten: Breakout-Sessions für Projektbesprechungen / Projektarbeit
Die Frage ist, gibt es da wirklich so viel an allgemeiner Projektarbeit zu tun, die man in der Zeit machen könnte? Weil ich glaube nicht, dass in dem Zeitraum Session funktionieren.
Ich finde die Idee (Treffen an bestimmten Tagen im Monat) ebenfalls gut, wichtig wäre mir nur, dass möglichst zeitnah nach jedem Meeting ein Protokoll hochgeladen wird.
Ich finde die Idee der allgemeinen Treffen gut, vor allem, weil sie die Anzahl der fest geblockten Termine derjenigen reduziert, die in mehr als einem Projekt aktiv sind. Andererseits könte es dann in dem mittleren Block auch zu Überschneidungen kommen, aber das Problem haben wir bei Campdays ja bedingt auch und es lässt sich meist lösen.
Wichtig wäre mir dabei, dass die Zeitvorgabe auf jeden Fall eingehalten wird und alle pünktlich sind, sodass wenig Leerlauf- bzw. Wartezeit entsteht.
Zu den festen Daten fiele mir noch der Vorschlag ein, dass das Treffen, wenn das Datum auf ein Wochenende fällt, z.B. automatisch auf den folgenden Montag geschoben wird. Wochenenden sind ja oft ein wenig schwierig, wenn man um einen fixen 1,5-Stunden-Termin drumherumplanen muss.
Na ja - ich verstehe, was du meinst, aber ich halte die 60 Minuten für einen sinnvollen Zeitvorschlag, den man bei Mangel an Themen ja durchaus im Einzelfall verkürzen könnte.
Sessionarbeit könnte ich mir da auch vorstellen, weil viel “Vorgeplänkel” auch in den einführenden 15 Minuten geklärt wird und man dann recht schnell produktiv starten kann.
Ich bin nicht sicher, ob diese Ausnahmeregelung sinnvoll ist. Wenn wir Terminabstimmungen machen, kommen doch oft Wochenendtermine raus. Was man machen könnte, wäre, eine andere Uhrzeit zu wählen, wenn der Termin auf ein Wochenende fällt.
Ich bin auch für die neue Art von Online-Treffen. Da es auf jeden Fall passieren wird, dass einige zu bestimmten Terminen nicht erscheinen können, sollte nach wie vor bei Abwesenheit vorher aus dem eigenen Bereich berichtet werden.